IDPrint: организация доступа к печатным устройствам

С каждым днем электронные документы получают все большее распространение во многих видах деятельности: банковской, налоговой, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой и даже в деятельности органов государственной власти. Век «безбумажных технологий» так и не наступил, а компании продолжают печатать документы, причём не в малых объемах.

Давайте разберемся какие проблемы в системе контроля печати существуют в современном офисе.

Первое — это финансовая составляющая. С трудностями оценки реальных расходов на печать сталкиваются очень часто. Как правило, ни CEO организации, ни IT-подразделение не представляют себе величину затрат на печать, а значит не осуществляют контроль за расходами на печать и их планированием, отсутствуют эффективные инструменты и методики управления затратами на печать. Это большое упущение, так как, по результатам исследований, проведенных сотрудниками компании Gartner, издержки на печать составляют до 3% от бюджета компании, а каждый сотрудник тратит 600–700 долларов в год, что весьма ощутимо в масштабах компании.

А чем компания больше — тем больше потери, с которыми, конечно, нужно бороться. Для того, чтобы оптимизировать расходы, нужно понимать основные причины их возникновения.

Вторая проблема организации печати — управленческая. Отсутствие информации о парке печатающих устройств, неоптимальном или неправильном их расположение в офисе — один из источников лишних затрат. Также компаниям приходится оплачивать и нецелевое использование принтеров для печати сотрудниками личных документов. Порой, использование служебного принтера в личных целях приводит к значительному превышению объема потребности в печати всей рабочей группы.

Третье — бесперебойность печати. Все расходы компании, возникающие при простое оборудования и недоступности сервиса печати и копирования — это еще одни потери. Срыв обязательств организации неминуемо приведет и к репетиционным потерям. Отсутствие инструментов для оценки работоспособности оборудования и невозможность осуществления проактивной оценки также является проблемой.

И, наконец, куда более серьезная проблема чем финансовые затраты — проблема информационной безопасности предприятия.

Согласно данным исследований аналитического центра InfoWatch — 20% информации утекает именно через напечатанные документы. При этом если смотреть статистику за ближайшие три года, то процент утечек по данному каналу практически не меняется. Инцидентов, связанных с утечкой информации через электронную почту, мессенджеры или социальные сети стало гораздо меньше, так как этот трафик специалисты служб безопасности научились хорошо отслеживать. Но как только документ напечатан, контролировать исполнение положений федерального законодательства и ведомственных подзаконных актов о защите персональных и иных данных становится очень сложно. Любой сотрудник компании может распечатать документ и унести его с собой в сумочке. Помимо прямого ущерба от утечки, необходимо говорить о косвенных затратах на ликвидацию последствий инцидента — судебные издержки по искам потерпевших, рассылка уведомлений о компрометации данных, репутационные потери. Сумма косвенных потерь может превосходить прямой ущерб на один-два порядка.

Для решения перечисленных задач наша компания «Олимп Сервис» может предложить отечественную разработку, предназначенную для снижения затрат, повышения эффективности и безопасности корпоративной системы печати — IDPrint.

IDPrint работает с сетевыми принтерами и МФУ любых производителей и обеспечивает централизованный контроль за системой печати, идентификацию и учёт работы в системе печати каждого пользователя, а также высокую степень безопасности работы с бумажными документами.

Основная функция системы — авторизация пользователей на сетевых печатающих устройствах, посредством бесконтактных карт доступа. Такой подход позволит разграничить доступ к печатным устройствам, реализовать гибкость политики печати и копирования, а также выполнить требования федерального законодательства и отраслевых актов в сфере информационной безопасности при обработке персональных и других данных.

Функция, роуминга печати документов, позволит получить свой документ с любого доступного устройства печати в офисе, а также за его пределами.

С излишками печати, и, как следствие, расходами теперь можно справиться благодаря функции печать по требованию.

Информацию о техническом состоянии печатающих устройств, подключённых к IDPrint, можно получать в режиме online. Формирование отчётов позволяет снизить риск простоев и повысить доступность сервиса печати.

Получить точное определение стоимости отпечатка, эффективно спланировать расходы на печать, провести анализ соответствия имеющейся печатной инфраструктуры бизнес-требованиям подразделений, можно благодаря статистическим отчётам о процессах печати в разрезе пользователей, структурных подразделений, проектов и т. д.

А имея архив полных образов всех напечатанных в организации документов, руководитель получает контроль над выполнением указаний и регламентов работы с документами.

Проведенные нашей компанией пилотные внедрения IDPrint, позволили сократить расходы заказчиков в среднем на 30%. Весьма ощутимый экономический эффект, неправда ли? Неудивительно, что такое программное решение для управления печатью окупится уже за полтора года использования.